Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer überspringe oder doppelt vergebe?

Rechnungsnummern müssen einmalig und nach einem nachvollziehbaren System fortlaufend sein — nicht zwingend lückenlos nummerisch, aber lückenlos im System. Eine übersprungene Nummer ist also kein Problem, solange das gewählte Schema (z. B. nach Jahr und Kunde) konsistent bleibt. Doppelt vergebene Nummern dagegen sind ein Mangel: bei einer Betriebsprüfung wird das beanstandet, weil sich Geschäftsvorfälle nicht eindeutig zuordnen lassen.

Muss ich Skonto auf der Rechnung angeben?

Nein, Skonto ist eine freiwillige Vereinbarung zwischen dir und dem Kunden. Wenn du es gewährst, sollte der Hinweis unmissverständlich auf der Rechnung stehen — z. B. „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen 2 % Skonto“. Steht nichts dazu da, gilt der volle Rechnungsbetrag zum Fälligkeitsdatum.

Wann darf ich eine bereits ausgestellte Rechnung korrigieren?

Eine Rechnung darf nicht einfach geändert werden, sobald sie übermittelt ist. Stattdessen stornierst du die alte Rechnung mit einer Storno- bzw. Korrekturrechnung (gleicher Betrag mit negativem Vorzeichen) und stellst eine neue, korrigierte Rechnung mit neuer Nummer aus. So bleibt die Buchhaltung lückenlos nachvollziehbar.

Was bedeutet § 14 UStG genau?

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes regelt, was eine Rechnung im Sinne des Steuerrechts ist und welche Pflichtangaben sie enthalten muss. Ohne diese Angaben kann dein Kunde keine Vorsteuer ziehen — und bei Betriebsprüfungen drohen formelle Beanstandungen. Die Pflichten gelten unabhängig davon, ob die Rechnung auf Papier oder als PDF verschickt wird.

Werden meine Rechnungsdaten gespeichert, wenn ich sie mit eurem Generator erstelle?

Nein. Der Rechnungsgenerator läuft komplett in deinem Browser — Eingaben, PDF-Erstellung und Download passieren lokal auf deinem Gerät. Wir laden keine Rechnungsdaten zu einem Server hoch. Was du selbst speicherst (z. B. Stammdaten in localStorage für die nächste Rechnung), bleibt ebenfalls nur in deinem Browser.

Rechnung schreiben: Pflichtangaben

Veröffentlicht am 2026-05-12

Eine korrekte Rechnung ist mehr als ein höflicher Brief mit Betrag und Kontonummer — sie ist ein steuerrechtliches Dokument, dessen Inhalt das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Wer als Selbstständiger oder Kleinunternehmer regelmäßig Rechnungen ausstellt, sollte die Pflichtangaben nach § 14 UStG einmal sauber verstanden haben. Diese Anleitung führt dich Punkt für Punkt durch jede Angabe, erklärt Sonderfälle wie die Kleinbetragsrechnung und sagt ehrlich, wo PDFs ihre Grenzen haben — etwa bei der neuen E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Die Antwort hängt davon ab, wer dein Kunde ist und worüber abgerechnet wird. Bei Leistungen an andere Unternehmer (B2B) oder an juristische Personen bist du nach § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen. Bei Werkleistungen an Privatkunden im Zusammenhang mit einem Grundstück (Handwerker, Reinigung, Gartenbau) gilt diese Pflicht ebenfalls — der private Kunde muss die Rechnung dann zwei Jahre aufbewahren.

Bei reinen Privatkundenleistungen ohne Grundstücksbezug ist eine Rechnung formal nicht zwingend, aber praktisch sinnvoll: dein Kunde will den Beleg, du brauchst ihn für die eigene Buchhaltung. Ein Friseur, der einen Haarschnitt für 35 € abrechnet, ist gesetzlich nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet — eine Quittung reicht. Sobald ein Geschäftskunde dieselbe Leistung in Anspruch nimmt (z. B. ein Filmproduzent für einen Set-Termin), gilt die sechsmonatige Rechnungspflicht.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Die folgenden Angaben sind der gesetzliche Mindeststandard für eine vollwertige Rechnung über 250 €. Fehlt eine Angabe, kann dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen — und du selbst stehst bei einer Betriebsprüfung mit formellen Mängeln da, die im schlimmsten Fall Schätzungen nach sich ziehen.

1. Vollständiger Name und Anschrift — beide Seiten

Sowohl du als leistender Unternehmer als auch dein Kunde müssen mit dem vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift genannt sein. „Müller GmbH, Berlin“ reicht nicht — es braucht Straße, Hausnummer, PLZ und Ort. Bei Einzelunternehmern gehört der bürgerliche Name dazu, ein Geschäftsname allein genügt nicht. Postfächer sind nicht zulässig, wohl aber c/o-Adressen, wenn die ladungsfähige Anschrift erkennbar bleibt.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Du musst entweder deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Wer keine USt-IdNr. hat (z. B. weil ihr ausschließlich innerhalb Deutschlands tätig seid), trägt einfach die Steuernummer ein. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU brauchst du zwingend die USt-IdNr. — die Steuernummer allein reicht dort nicht.

3. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Schema vor — du kannst nach Jahr (2026-001, 2026-002), nach Kunde (K042-2026-01) oder einfach durchlaufend nummerieren. Wichtig ist nur: nachvollziehbar und lückenlos im verwendeten System. Wer mit dem Rechnungsgenerator arbeitet, bekommt automatisch ein konsistentes Schema vorgeschlagen.

4. Ausstellungsdatum und Leistungs- bzw. Lieferdatum

Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Daneben braucht es den Zeitpunkt der Leistung — das Datum oder der Zeitraum, in dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde. Bei Sammelrechnungen über einen Monat genügt der Monatsname („Leistungszeitraum: April 2026“). Wenn Ausstellungsdatum und Leistungsdatum identisch sind (typisch im Einzelhandel), reicht ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

5. Beschreibung der Leistung in handelsüblicher Form

„Beratung“ oder „Dienstleistung“ reicht nicht — das Finanzamt will erkennen, was konkret abgerechnet wurde. Bei Waren: Menge und handelsübliche Bezeichnung („3 Stück Office-Stuhl Modell X-200“). Bei Dienstleistungen: Art und Umfang der Leistung („Webdesign-Konzept Landingpage, 6 h zu 85 €/h“). Bei einer Bewerbung um Erstattungen oder Zuschüsse hilft eine präzise Beschreibung außerdem dem Kunden, die Ausgabe gegenüber Dritten zu belegen.

6. Nettobetrag, USt-Satz, USt-Betrag und Bruttobetrag — getrennt ausgewiesen

Das Entgelt (Netto) muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt erscheinen, der jeweils anwendbare Steuersatz (19 % oder 7 %) genannt und der daraus resultierende Steuerbetrag separat ausgewiesen werden. Erst danach steht der Bruttobetrag. Mischen sich auf einer Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen (z. B. ein Café, das Speisen zu 7 % und Getränke zu 19 % abrechnet), musst du beide Sätze getrennt summieren. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus — dazu mehr im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.

7. Optional, aber sinnvoll: Skonto, Zahlungsziel, Bankverbindung

Diese Angaben sind keine Pflicht aus § 14 UStG, aber praktisch unverzichtbar: ohne Zahlungsziel keine klare Fälligkeit, ohne Bankverbindung kein Geld. Skonto-Hinweise („2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen") gehören in die unteren Anmerkungen — nicht in die Rechnungspositionen, weil sie sich auf den Gesamtbetrag beziehen. Wenn du ein Angebot vorher verschickt hast, lohnt sich auch eine Referenz auf die Angebotsnummer — siehe Angebot erstellen.

Kleinbetragsrechnung — Vereinfachungen unter 250 €

Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Form, die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Die folgenden Angaben sind dort verpflichtend:

vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
Ausstellungsdatum,
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung,
Bruttobetrag und der darin enthaltene Steuersatz (z. B. „inkl. 19 % USt“).

Was bei der Kleinbetragsrechnung wegfällt: die Anschrift des Empfängers, eine separate Rechnungsnummer, die Steuernummer und die getrennte Aufschlüsselung von Netto und USt-Betrag. Klassisches Beispiel: der Kassenbon im Einzelhandel oder die Quittung für ein Taxi. Sobald die Rechnung die Grenze von 250 € überschreitet, gelten wieder die vollen Pflichtangaben aus § 14 UStG.

Häufige Fehler beim Rechnungschreiben

Leistungsdatum vergessen. Häufigster formaler Mangel überhaupt. Wenn das Rechnungsdatum dem Leistungsdatum entspricht, einfach den Hinweis ergänzen — vergessen ist trotzdem ein Mangel.
Unklare Leistungsbeschreibung. „Beratungsleistung Mai“ ist zu vage. „Beratung Online-Marketing-Strategie, 4 h zu 95 €/h, Workshop vom 14.05.2026" ist präzise und prüfbar.
Falscher Steuersatz. Speisen zum Mitnehmen sind 7 %, Speisen im Restaurant aktuell wieder 19 %. Bei Mischwarenkörben unbedingt trennen.
Doppelte Rechnungsnummern nach Software-Wechsel. Bei einem Wechsel des Tools sicherstellen, dass die neue Nummernkreislogik nicht versehentlich bei „001“ wieder anfängt.
Privatadresse statt Firmenanschrift bei Einzelunternehmern, die zu Hause arbeiten. Erlaubt, aber bedenke: die Adresse landet beim Kunden, in Buchhaltungs-E-Mails und ggf. in Online-Reviews.

Schritt-für-Schritt mit unserem Generator

Öffne den Rechnungsgenerator.
Trage einmalig deine Stammdaten ein (Firmenname, Anschrift, Steuer- oder USt-IdNr., Bankverbindung). Diese Daten bleiben in deinem Browser gespeichert und werden bei der nächsten Rechnung automatisch wieder vorgeschlagen.
Erfasse den Kunden (vollständige Anschrift, optional USt-IdNr. bei B2B-EU-Kunden) und das Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum.
Lege die Rechnungspositionen an: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz. Die Summen und Steuerbeträge rechnet das Tool automatisch korrekt aus.
Wähle eine Vorlage, prüfe die Vorschau und lade die fertige PDF herunter. Du kannst die Rechnung dann per E-Mail verschicken oder ausdrucken.

E-Rechnung ab 2025: was du wissen musst

Ehrliche Einordnung: Seit dem 1. Januar 2025 gelten für inländische B2B-Geschäftsbeziehungen neue Regeln zur sogenannten E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist keine PDF mit einem Logo, sondern ein strukturiertes Datenformat (XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1), das maschinell ausgelesen werden kann. PDF-Rechnungen — egal wie schön gestaltet — gelten dort formal nur noch als „sonstige Rechnung“.

Wichtig: Es gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, sofern der Empfänger zustimmt. Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Empfangen müssen allerdings alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 — das ist die Pflicht ohne Übergang.

Unser Rechnungsgenerator erstellt PDF-Rechnungen, keine strukturierten E-Rechnungen. Das ist bewusst so: für reine B2C-Rechnungen, für Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug und in der Übergangsphase ist PDF nach wie vor zulässig und in der Praxis am verbreitetsten. Wer als umsatzsteuerpflichtiges B2B-Unternehmen ab 2027 (bzw. 2028 bei Kleinanwendern) abrechnen muss, wird früher oder später auf XRechnung oder ZUGFeRD umsteigen müssen — typischerweise über die DATEV-, Lexware- oder sevDesk-Anbindung des Steuerberaters.